Что такое HIPAA и почему это важно для email-маркетинга
HIPAA — это федеральный закон, принятый в 1996 году. Его главная цель — защита информации о здоровье пациентов. Эта информация называется PHI (защищённая Последние данные по номеру мобильного телефона информация). PHI включает в себя множество данных. Например, ваше имя и ваши медицинские записи. Она также включает дату рождения. Любая информация, которая может быть связана с вашим здоровьем, является PHI. Электронное письмо, отправляемое пациенту, может содержать PHI. Например, напоминание о приёме у врача также является PHI. Информационный бюллетень, посвящённый конкретной медицинской проблеме, также может быть PHI. Поэтому ваш email-маркетинг должен быть очень осторожным. Вы должны защищать эти конфиденциальные данные. В противном случае вы можете столкнуться с серьёзными проблемами. Штрафы могут быть очень высокими. Вы также потеряете доверие своих пациентов. Поэтому соблюдение правил HIPAA является обязательным.
Основные правила отправки электронных писем в соответствии с HIPAA
Существует несколько важных правил HIPAA. Во-первых, необходимо заключить соглашение. Это соглашение о деловом партнерстве. Это договор между вами и вашим поставщиком услуг электронной почты. В этом договоре говорится, что поставщик также обязуется защищать PHI. Не все поставщики услуг подпишут это соглашение. Вам нужно найти того, кто это сделает. Во-вторых, необходимо использовать шифрование. Шифрование похоже на секретный код. Оно шифрует содержимое письма. Только уполномоченный человек может его прочитать. Это предотвращает доступ хакеров к данным. В-третьих, необходимо быть осторожным в сборе электронных писем. Вам необходимо получить четкое разрешение. Пациенты должны дать согласие на отправку им электронных писем. Вы не можете просто добавить их в список рассылки. Это очень важная часть закона.
Получение согласия пациента и другие важные шаги
Получение разрешения от пациентов крайне важно. У вас должен быть чёткий процесс. Пациенты должны подписать форму. В этой форме подтверждается их согласие на получение от вас электронных писем. В форме также должно быть указано, какие именно письма они будут получать. Это могут быть маркетинговые материалы, записи на приём или новостные рассылки. Согласие должно быть простым для понимания. Вы также должны предоставить пациентам возможность отказаться от получения электронных писем. Это называется отказом от рассылки. В каждом электронном письме должна быть ссылка для отмены подписки. Это позволит им легко отказаться от рассылки. Кроме того, вам необходимо обучить своих сотрудников. Они должны знать правила. Все, кто работает с электронными письмами, должны понимать требования HIPAA. Это касается и вашей маркетинговой команды. Обучение персонала играет важную роль в обеспечении безопасности. Оно помогает избежать простых ошибок.
Технические меры безопасности для безопасной электронной почты
В HIPAA есть особые правила технических мер безопасности. Речь идёт об используемых вами технологиях. Главное — обеспечить безопасность данных. Это подразумевает использование надёжных паролей. Также необходимо использовать двухфакторную аутентификацию. Это добавляет дополнительный уровень безопасности. Правило также распространяется на контроль доступа. Это означает, что доступ к PHI имеют только определённые лица. Необходимо отслеживать, кто видит данные. Также необходимо обеспечить контроль аудита. Эти записи показывают, когда данные были просмотрены. Они показывают, кто их просматривал. Также необходим план действий на случай нарушения безопасности. Если случится что-то непредвиденное, нужно знать, что делать. Вы должны быть готовы сообщить об этом. Наличие этих мер безопасности — это не выбор. Это требование закона.
Лучшие практики для вашей маркетинговой команды
Вашей маркетинговой команде следует быть очень осторожной. Не следует использовать имена пациентов в темах писем. Не следует добавлять защищенную медицинскую информацию (ЗМИ) в текст письма. Например, не упоминайте конкретный диагноз. Вместо «Результаты ваших анализов готовы» напишите: «На вашем защищенном портале новое сообщение». Это более безопасный способ общения. Ваши письма должны содержать общую информацию. В них не должно быть упоминаний о конкретных пациентах. Если вы рассылаете информационную рассылку, она должна быть посвящена общим вопросам здравоохранения. Она не должна быть предназначена для определенной группы пациентов. Всегда в первую очередь заботьтесь о конфиденциальности. Спросите себя: «Может ли это письмо раскрыть что-то о пациенте?» Если ответ «да», не отправляйте его.
Распространенные ошибки, которых следует избегать при применении HIPAA
Многие компании допускают простые ошибки. Эти ошибки могут быть дорогостоящими. Одна из серьёзных ошибок — отсутствие соглашения о деловом партнёрстве. Использование постоянного поставщика услуг электронной почты — огромный риск. Другая ошибка — использование электронной почты для целей, для которых она не предназначена. Никогда не используйте электронную почту для таких вопросов, как отмена встреч. Это связано с тем, что электронная почта не защищена. Третья ошибка — отсутствие обучения персонала. Сотрудники могут не знать, что такое закрытая медицинская информация (PHI). Они могут случайно поделиться ею. Отсутствие чёткой процедуры отказа от рассылки — тоже ошибка. Люди могут рассердиться, если не смогут отписаться. Это может привести к жалобам. Вы должны убедиться, что все эти пункты учтены.
Также будьте осторожны со списками адресов электронной почты
Не покупайте списки адресов электронной почты. Люди из этих списков не давали вашего согласия. Слишком долгое хранение PHI также является ошибкой. В HIPAA есть правила, определяющие срок хранения данных. У вас должен быть план безопасного удаления данных. Отсутствие системы шифрования — ещё одна распространённая ошибка. Если вы отправляете PHI, необходимо использовать шифрование. Это не вариант. Наконец, отсутствие чёткого плана действий на случай утечки данных — ошибка. В случае утечки необходимо действовать быстро. Очень важно знать, что делать.
Кроме того, всегда перепроверяйте свои электронные письма
Перед массовой рассылкой отправьте себе тестовое письмо. Обратите внимание на информацию, которая может считаться конфиденциальной медицинской информацией (PHI). Убедитесь, что ссылка для отписки работает. Письмо должно быть посвящено только общим темам. Например, ярмарке здоровья или новой услуге. В нём не должно быть информации о каком-либо конкретном заболевании. Ваш список адресов электронной почты также должен быть защищён. К нему не должен быть доступ никому. Список должен храниться в безопасном месте. Доступ к нему должны иметь только авторизованные пользователи.
Также важно понимать, что правила HIPAA могут меняться
Вам необходимо быть в курсе последних изменений. Регулярно проверяйте наличие новых правил или обновлений. Убедитесь, что ваша команда также знает об этих изменениях. Также необходимо пересматривать ваше соглашение с деловым партнёром. Проверяйте его ежегодно, чтобы убедиться, что оно актуально. Договор должен всегда защищать вас. Если ваш поставщик услуг изменит свою политику, вы должны об этом знать.
Ваш веб-сайт также должен соответствовать требованиям
Если вы собираете электронные письма на своём сайте, форма должна быть защищена. У вас должна быть политика конфиденциальности. В этой политике должно быть разъяснено, как вы используете и защищаете данные пациентов. Это часть принципа прозрачности в отношениях с пациентами. Пациенты имеют право знать, как используются их данные. Политика конфиденциальности должна быть легко доступна на вашем веб-сайте.
Продумайте темы ваших электронных писем
Тема не должна раскрывать ничего личного. Например, «Результаты вашего последнего анализа» — неподходящий вариант. Лучше написать «Вам новое сообщение из нашей клиники». Это более общий вариант. Пациенту необходимо войти на защищённый портал, чтобы увидеть подробности. Это самый безопасный способ. Само письмо должно представлять собой просто уведомление. Оно не должно содержать никакой реальной информации.
Закон HIPAA также рассуждает о том, как общаться с пациентами
Необходимо использовать тот способ общения, который они предпочитают. Например, если пациент просит получать текстовые сообщения, следует отправлять текстовые сообщения. Если он отказывается от электронных писем, не следует отправлять электронные письма. Необходимо вести записи о пожеланиях каждого пациента. Эти записи очень важны. Они показывают, что вы прислушиваетесь к их мнению. Это помогает вам соблюдать требования.
Ещё одна часть HIPAA — это минимально необходимое правило
Согласно этому правилу, следует использовать или предоставлять только минимально необходимый объём PHI. В email-маркетинге это сделать просто. PHI не следует использовать вообще. Цель — отправлять общие, безопасные сообщения. Если вам необходимо использовать PHI, будьте очень осторожны. В маркетинге лучше полностью отказаться от неё.
Регулярные аудиты также являются хорошей идеей
Аудит — это проверка ваших систем. Вы можете провести его самостоятельно. Вы также можете нанять эксперта. В ходе аудита ваши почтовые системы будут проверены. Он убедится, что всё соответствует требованиям. Он выявит все слабые места, которые вы сможете устранить. Это хороший способ действовать превентивно. Он помогает предотвратить проблемы ещё до их возникновения.
Помните, что любой поставщик, с которым вы работаете, должен соблюдать правила. Не только ваш поставщик электронной почты. Если вы используете CRM-систему, она также должна соответствовать правилам. CRM — это инструмент управления взаимоотношениями с клиентами. Он хранит данные пациентов. Для этого инструмента также требуется соглашение о деловом партнерстве. Обязательно согласуйте условия со всеми своими поставщиками. Все они должны соблюдать правила. Вы несёте ответственность за их соблюдение.
Обеспечение соответствия требованиям — это не разовое мероприятие
Это непрерывный процесс. Вы должны постоянно думать об этом. Вы должны постоянно обучать своих сотрудников. Правила могут меняться. В ваших системах могут возникать проблемы. Вы должны быть готовы ко всему. Лучший способ добиться этого — разработать чёткий план обеспечения соответствия требованиям. Этот план должен быть записан. Все должны знать о нём.
Также важно всё документировать. Ведите учёт обучения персонала. Ведите учёт форм согласия пациентов. Ведите учёт соглашений с деловыми партнёрами. Документация подтверждает, что вы стараетесь соблюдать требования. Если когда-нибудь пройдёт проверка, вы будете готовы. Качественная учётная документация может уберечь вас от крупных штрафов. Это признак хорошо функционирующего бизнеса.
Ещё один момент, о котором стоит подумать, — это что произойдёт в случае смерти пациента
Его закрытая медицинская информация по-прежнему защищена. Нельзя просто так отправлять электронные письма его семье. Для этого необходим определённый процесс. Вам необходимо обновлять списки после смерти пациента. Это часть уважительного отношения и соблюдения правил. Правила действуют даже после смерти пациента.
Ваш email-маркетинг должен быть сосредоточен на общей информации о здоровье. Вы можете делиться советами по поддержанию здоровья. Вы можете анонсировать новые услуги. Вы можете рассказать людям о новом враче. Всё это безопасные темы. Никогда не рассылайте электронные письма о здоровье конкретного человека. Единственное исключение — это письма с его письменного согласия.
Подводя итог, можно сказать, что соблюдение HIPAA — это серьёзная задача. Оно защищает конфиденциальность пациентов. Оно защищает ваш бизнес. Вы должны получить чёткое согласие. Вы должны использовать соответствующего поставщика электронной почты. Вы должны использовать шифрование. У вас должен быть план безопасности. Вы должны обучить своих сотрудников. Соблюдение этих правил обеспечит безопасность всех. Это большая работа. Но это очень важная работа. Всегда ставьте конфиденциальность пациентов на первое место.